HELPCODE – Desk amministrativo progetti esteri – Italia

HELPCODE – Desk amministrativo progetti esteri – Italia

Helpcode Italia sta selezionando un/a Desk amministrativo progetti esteri da inserire nella sua operatività in Italia. Durata: 12 mesi. Scadenza candidature: 09 febbraio 2023.

HELPCODE cerca una figura di desk amministrativo dedicato ai progetti esteri da inserire nel proprio organico presso la sede di Genova

Descrizione del ruolo:

La figura sarà inserita nel team guidato dal Responsabile amministrativo e si occuperà delle seguenti mansioni:

  • Supervisionare la predisposizione dei budget annuali per gli uffici esteri di propria competenza, monitorarne l’andamento e la coerenza delle spese con i budget approvati verificando l’impatto finanziario sull’associazione ed il rispetto delle politiche associative.
  • Controllare mensilmente la contabilità dei progetti esteri di propria competenza monitorando l’avanzamento della spesa e la sua coerenza con i budget approvati e fornire all’Ufficio Progetti le indicazioni di riferimento.
  • Predisporre il consuntivo annuale (rendiconto annuale) e previsionale di spesa per tutte le attività estere dell’Associazione per il/i paese/i di propria competenza, fornendo alla Contabilità Italia le informazioni utili per la chiusura del bilancio associativo.
  • Predisporre i rendiconti dei progetti finanziati da donatori istituzionali nel rispetto dei termini e delle procedure dei donatori stessi e di Helpcode.
  • Predisporre un quadro generale di sintesi con principali dati di ciascun progetto gestito (budget, cofinanziamento, durata, data di partenza e scadenze dei rendiconti).
  • Garantire la riconciliazione delle banche dedicate ai progetti di propria competenza.
  • Analizzare i budget dei progetti di propria competenza presentati alla sede per verificare l’impatto finanziario sull’associazione e la coerenza degli stessi con le politiche finanziarie associative in vigore.
  • Predisporre un piano di cash flow annuale ed una pianificazione finanziaria mensile per ciascuna sede estera di propria competenza sulla base delle indicazioni ricevute dal Direttore Progetti e fornire alla Contabilità Italia le conseguenti indicazioni utili alla predisposizione dell’invio dei fondi alle sedi estere.
  • Supportare per gli aspetti amministrativi e finanziari lo staff espatriato nella rendicontazione periodica.
  • Partecipare alla selezione del personale amministrativo per le sedi estere identificando il profilo della persona richiesta, intervenendo nei colloqui di selezione, coordinando la formazione e l’inserimento della risorsa selezionata.
  • Formare lo staff espatriato sulle funzionalità del software amministrativo, sulle regole amministrative, contabili, finanziarie dell’Associazione. Fornire documentazione di supporto, consulenza tecnica costante.
  • Verificare l’applicazione delle procedure amministrative con missioni di verifica sul campo.
  • Contribuire con il responsabile amministrativo e quello della compliance alla emissione di procedure operative per la gestione amministrativa nelle sedi estere.
  • Gestire l’archiviazione di contratti e documenti amministrativi e contabili per le attività estere; definire linee guida per la gestione degli archivi nelle sedi estere.
  • Gestire i rapporti con i fornitori dei software amministrativi per la gestione delle attività estere e curare il costante adeguamento degli applicativi alle esigenze ed agli standard associativi.
  • Predisporre strumenti e linee guida per l’interazione della contabilità di progetto nella contabilità generale dell’associazione (es: format per: inventari attrezzature, gestione acconti stipendi percepiti in loco, etc).
  • Supportare lo staff espatriato fornendo manualistica e bibliografia tecnica di supporto.
  • Perseguire costantemente il coordinamento con le altre funzioni dell’Associazione con l’obiettivo di garantire una completa e trasparente informazione relativamente all’impiego dei fondi raccolti.
  • Garantire una buona gestione della comunicazione, favorendo il lavoro d’equipe e il trasparente passaggio delle informazioni all’interno dell’ufficio centrale, verso gli uffici esteri e tra di essi, favorendo la crescita dello spirito associativo e la diffusione delle buone pratiche.

Competenze richieste:

  • Laurea in economia o diploma in ragioneria.
  • 3 anni di esperienza nel settore.
  • Conoscenza di programmi di contabilità (Np Solution Square preferenziale).
  • Conoscenza del pacchetto office, in particolar modo Excel.
  • Conoscenza della lingua Inglese parlata e scritta e altra lingua (preferenziale).
  • Capacità di problem solving.

Inquadramento contrattuale: Co.co.co. 1 anno, rinnovabile per un altro anno.

Sede di lavoro: Genova. Si richiede la presenza in sede con possibilità di smart working da definire.

Per candidarsi:
Inviare una mail a recruitment@helpcode.org con il proprio CV entro il 9 febbraio indicando in oggetto il codice “DAPE23” unitamente ad una lettera di presentazione che esprima le motivazioni della candidatura e i punti di forza del profilo in relazione alle caratteristiche richieste.

Helpcode è un’organizzazione che lavora, in Italia e nel mondo, per garantire a ciascun bambino e bambina una scuola di qualità, la protezione di una famiglia e una comunità in cui crescere e sviluppare le proprie potenzialità. Helpcode sostiene l’istruzione, la formazione e l’educazione delle bambine e dei bambini con soluzioni innovative e concrete per il loro benessere fisico e intellettuale, in ogni parte del mondo, nelle emergenze e nella vita di tutti i giorni.

Per ulteriori informazioni consultare il seguente link.