Istituto Oikos sta selezionando un/a Assistente all’Amministratore Paese da inserire nella sua operatività in Tanzania. Scadenza candidatura 15 febbraio 2018.
Assistente all’Amministratore Paese – Tanzania
Competenze generali:
Supporto all’Amministratore Paese nella gestione amministrativa e logistica della sede di Arusha, coadiuvandolo nell’assicurare l’uniformità delle procedure amministrative nel rispetto delle esigenze dei donatori e dell’organizzazione, la regolare rendicontazione dei progetti e assicurando la corretta tenuta delle scritture contabili dell’associazione. Darà supporto inoltre nella pianificazione, supervisione e reportistica periodica di tutte le funzioni amministrative relative a progetti e programmi: contabilità, controllo del budget, procurement, rapporti finanziari e monitoraggio. Assicurerà infine il supporto all’Amministratore Paese nella scrittura di nuove proposte, nella gestione amministrativa di Oikos East Africa, nella amministrazione delle imprese sociali costituite e nella gestione del personale.
Competenze specifiche
Gestione economica e finanziaria dei progetti e delle imprese sociali:
Collaborazione con l’Amministratore Paese nella gestione economica e finanziaria dei progetti. In particolare l’Assistente dovrà:
• Verificare che le risorse finanziarie messe a disposizione dai progetti siano spese secondo quanto previsto dai budget di progetto e in accordo con le procedure definite dai singoli donatori;
• Autorizzare – in assenza dell’Amministratore Paese – le spese correnti e straordinarie e verificare la loro corretta esecuzione e la corretta assegnazione sulla base dei budget di progetto e dei budget annuali;
• Assicurare che una documentazione corretta e completa della contabilità sia mantenuta e registrata in accordo con le normative e le procedure amministrative dei principali donors (Unione Europea, Agenzia Italiana per la Cooperazione allo Sviluppo, USAID, etc) e secondo le procedure interne di Oikos;
• Verificare la correttezza formale della tenuta della contabilità dei singoli progetti, dei partner di progetto e delle imprese sociali, ivi comprese la gestione dei conti correnti, le chiusure mensili e le riconciliazioni periodiche;
• Supervisionare il personale amministrativo e logistico, i capi-progetto ed il personale delle imprese sociali nella corretta compilazione delle prime note contabili;
• Dare supporto nella preparazione dei rapporti finanziari mensili, trimestrali e annuali nel rispetto delle scadenze previste;
• Aggiornare i file gestionali per il monitoraggio dei progetti e delle imprese sociali (SAL);
• Dare supporto nella preparazione delle richieste fondi ai donors e a Istituto Oikos;
• Dare supporto nella preparazione e svolgimento degli audit di progetto.
Risorse Umane:
• Supporto nella preparazione di contratti relativi a consulenti, personale e volontari di Oikos East Africa;
• Supporto nella gestione amministrativa dello staff nazionale (salari, contratti, ferie, permessi, valutazione, etc.);
• Supporto nella gestione dei volontari del Programma “Servizio Civile”.
Logistica:
• Predisposizione, aggiornamento e gestione degli inventari in funzione delle procedure interne Oikos;
• Supporto nella predisposizione e supervisione delle procedure di acquisto coerentemente alle linee guida interne di Oikos e dei rispettivi donatori;
• Supporto nella preparazione di contratti (servizio, opere e beni).
Requisiti richiesti:
• Formazione nel settore amministrativo-contabile e di business management;
• Ottima conoscenza scritta e parlata della lingua inglese;
• Buone conoscenze informatiche (pacchetto office, internet, skype) ed autonomia nella gestione di software amministrativi;
• Capacità di lavorare in equipe;
• Esperienze pregresse nel settore e la conoscenza della lingua swahili costituiranno titolo preferenziale.
Per candidarsi inviare CV (con 3 referenze) e lettera di motivazione (1 pagina massimo) – con autorizzazione al trattamento dei dati personali in base al D.Lgs 196/2003 – a: selezione@istituto-oikos.org entro il 15 febbraio 2018. Indicare nell’oggetto: “AA/TZ/18”.